Schlagwort: Spesen

Die Spesenverwaltung ermöglicht noch individuellere Anpassungen! Dank der neuen Profilfunktion können bekannte Regelungen und Spesensätze flexibel verwaltet und gezielt auf einzelne Fahrer oder Fahrergruppen zugeschnitten werden. Diese Neuerung sorgt für mehr Effizienz und Variabilität in der Abrechnung.

Im Modul „Spesen“ befindet sich unter Einstellungen ein neuer Reiter Spesenprofile. Dort stehen Bestandskunden zwei Profile zur Verfügung:

1. Profil „individuelle Regelungen“
   • Alle bisherigen Einstellungen wurden in dieses Profil übertragen.
   • Alle Fahrer Ihrer Firma sind diesem Profil zugeordnet.
   • Wenn Sie weiterhin nur dieses eine Spesenprofil nutzen wollen, müssen Sie nichts weiter tun.

2. Profil „§ gesetzliches Standardprofil“
   • In diesem Profil sind alle gesetzlichen Vorgaben hinterlegt. Es kann nicht verändert werden.

Falls Sie zusätzliche Profile anlegen möchten, können Sie dies ebenfalls im Reiter Spesenprofile über die Schaltfläche „Neues Profil anlegen“ vornehmen.

Dabei können Sie Regelungen zur Beurteilung von Abwesenheiten festlegen und definieren Ihre Spesensätze über die gewohnten Auswahlfelder „Prozent“, „fester Betrag“ oder „Länderanpassung“. Sollte der Wunsch bestehen, weitere Ländersätze zu definieren, kann dies über den Reiter „Ländersätze“ vorgenommen werden.

In der Profilübersicht können über den Aktionspunkt „Personalzuweisung“ die entsprechenden Fahrer einem Profil auch rückwirkend zugewiesen werden.

Die neuen Einstellungen und Ansichten stehen im Laufe der Woche allen Kunden mit dem Modul Spesen zur Verfügung.

In der Regel werden Spesen beim Betreten der Tätigkeitsstätte direkt unterbrochen. In der Praxis können jedoch verschiedene Gründe eine Anpassung dieser Regel erfordern. Bisher konnte eine Toleranzzeit von maximal 19 Stunden hinterlegt werden. Erst wenn diese Toleranz überschritten wurde, galt die Abwesenheit ab dem ursprünglichen Betreten der Tätigkeitsstätte als unterbrochen.

Ab sofort ist es möglich, optional eine Tätigkeitsstätte mit einer Verweildauer von bis zu 72 Stunden festzulegen. Mit dieser neuen Regelung können Unternehmen flexibler auf spezielle Arbeitsanforderungen reagieren.

Wird eine Toleranzzeit von 72 Stunden eingestellt, kann sich die Spesenabrechnung um bis zu vier Tage verzögern. Noch offene Berechnungen werden im Speseneditor entsprechend gekennzeichnet.

Addieren von Abwesenheiten bei eintägigen Auswärtstätigkeiten

Eine Abwesenheitszeit beginnt mit der Fahrt, in der die Tätigkeitsstätte verlassen wird und endet mit der Fahrt, die dieses Gebiet wieder befährt. Nun kann entschieden werden, dass mehrere Abwesenheitszeiten an einem Tag gemäß BMF Erlass(2020/RZ.47) addiert werden können. D.h. war ein Personal von 6:00 Uhr – 12:00 Uhr unterwegs und noch einmal von 16:00 Uhr – 20:00 Uhr ist das in Summe eine Abwesenheitszeit von 10 Stunden. Abweichend besteht noch die Möglichkeit, nur die längste Abwesenheit in die Bewertung der Spesen einbeziehen zu lassen. Sie finden die neue Option im Spesen-Modul unter „Einstellungen“-„Regelungen“.

Mitternachtsbewertung

Zudem ist die Einstellung hinzugekommen, dass eine Abwesenheit, welche über Mitternacht lief und 16 Stunden nicht übersteigt, nun unabhängig von ihrer Beginn- und Endzeit liegen kann. Beispielsweise wird dann eine Abwesenheit die zwischen 14:00 Uhr und 2:00 Uhr des Folgetages stattfindet, nach den Regeln der Mitternacht bewertet. Alternativ kann weiterhin gewählt werden, dass die Abwesenheit nur zwischen 16:00 Uhr und 8:00 Uhr des nächsten Tages liegen soll, um als Mitternacht im Sinne der Spesen gewertet zu werden.

Abwesenheitszeiten listen

Neben den neuen Einstellungen steht Ihnen im Speseneditor auch ein neuer Aktionspunkt „Abwesenheitszeiten listen“ bei einem Speseneintrag zur Verfügung. So können Sie erkennen, ob einzelne Abwesenheitszeiten zusammengerechnet wurden oder welche Anteile bei einer Mitternachtsfahrt auf die jeweiligen Kalendertage fallen.

Die neuen Einstellungen und Ansichten stehen im Laufe der Woche allen Kunden mit dem Modul Spesen zur Verfügung.